Valtion uusi henkilöstötutkimus valmiina käyttöön – näin konsepti syntyi

Oletko koskaan miettinyt, miksi henkilöstötutkimukseen vastaamista ei ole määritelty viralliseksi työtehtäväksi? Henkilöstölle lähetetään kyllä pyyntö ja harras toive tutkimukseen osallistumisesta, mutta vastaamattakin voi jättää, mikäli oman työpaikan kehittäminen ei oikein kiinnostele.

Johtuvatko matalat vastausaktiivisuudet valtionhallinnon aiempien henkilöstötutkimusten huonoista tutkimusasetelmista, vaiko uskon puutteesta siihen, että vastausten perusteella tapahtuisi jotain? Mitä matalat vastausprosentit kertovat organisaatioiden johtamisesta? Uudistetun HenkilöstöBaron myötä koko valtionhallinnon henkilöstön on nyt hyvä aika aktivoitua 100 % vastuulla työelämän kehittämiseen ja tehdä yhdessä Työtä Suomen Parhaaksi!

Työtä Suomen parhaaksi – valtion henkilöstöstrategia uudistetun tutkimuksen taustalla

31.1.2024 Valtiovarainministeriö vahvisti päätöksellään valtion henkilöstöstrategian 2030 ja strategia astui voimaan 1.2.2024. Visio 2030 kertoo omaa kieltään valtionhallinnon vahvasta tahtotilasta kehittyä yhdessä henkilöstön kanssa:

• Olemme ihmisen kokoinen, innostava ja houkutteleva työpaikka.
• Uudistumme ajassa.
• Toimintakulttuurimme on vastuullista ja perustuu yhteisiin arvoihin.
• Johtamisemme on ihmislähtöistä ja varmistaa tuottavuuden ja tuloksellisen toiminnan.
• Uudistuva henkilöstöpolitiikkamme mahdollistaa onnistumisen.

Strategian toteutumista halutaan seurata ja johtaa vahvasti tietoon perustuen. Näin ollen myös valtion henkilöstötutkimuskonsepti päätettiin uudistaa. Tutkimuskonseptin uudistamisen tavoitteena ei ollut sen enempää eikä vähempää, kuin luoda maailman paras henkilöstötutkimus, joka aktivoi koko valtionhallinnon henkilöstön mukaan yhteiseen kehittämistoimintaan tutkittuun tietoon perustuen.

Kuinka luoda maailman paras henkilöstötutkimus

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet päätyi henkilöstötutkimuksen uudistamistyössä hyödyntämään oman osaamisensa lisäksi markkinoiden parhaiden asiantuntijoiden kokemusta ja konseptikehityksen osaamista. Eezy Flow valikoitui prosessin vastuulliseksi fasilitaattoriksi yli 50 vuoden ja tuhansien henkilöstötutkimusten kokemuksella tutkimusten suunnittelusta, toteuttamisesta ja hyödyntämisestä Suomessa ja globaalisti.

Palkeet kokosi Eezy Flown asiantuntijoiden rinnalle Suomen kokeneimmat tutkimusalan ammattilaiset myös julkishallinnon puolelta. Työryhmä koostui seuraavien organisaatioiden edustajista: Valtiovarainministeriö, Palkeet, Eduskunnan kanslia, Keva, Poliisihallitus, Rikosseuraamuslaitos, Tilastokeskus, Työterveyslaitos, Valtionkonttori ja Verohallinto. Kaikilla työryhmän jäsenillä oli vuosien kokemus erilaisten henkilöstö- ja työhyvinvointitutkimusten suunnittelusta, toteutuksesta ja hyödyntämisestä organisaatioiden kehittämisessä. Uuden tutkimuskonseptin painopisteiden määrittelyssä hyödynnettiin myös laaja-alaisesti kaikkien asiakasvirastojen edustajien eli uuden henkilöstötutkimuksen käyttäjien näkemyksiä.

Haluamme tietää kaikesta kaiken…

Jos et tiedä missä olet, on aivan sama mihin suuntaan lähdet. Eezy Flown fasilitoima konseptimuotoilu käynnistyy aina Bright View -vaiheella, eli kirkkaalla nykytilan kuvauksella. Keräsimme työryhmällämme kaiken mahdollisen tiedon ja kokemuksen markkinoilla olevista erilaisista henkilöstötutkimuskonsepteista ja arvioimme tältä pohjalta eri tutkimusasetelmien vahvuuksia, heikkouksia sekä henkilöstön kuuntelun nykytilaa kokonaisuutena.

Innovation Party -vaiheessa annoimme itsellemme luvan unelmoida ja ideoida uutta ilman minkäänlaisten realiteettien rajoitteita. Uuden henkilöstötutkimuskonseptin sisältörakenne alkoi saada muotoa, jolla pystyisimme selvittämään kaikesta kaiken ja kirjoittaa siihen päälle vielä väitöskirjatutkimuksen henkilöstön työkyvyn, työhyvinvoinnin, tehokkuuden ja tuloksellisuuden yhteenliittymänä kymmenen vuoden trenditiedoilla ja ennustemalleilla varustettuna.

Käsissämme oli lähestulkoon sata erilaista henkilöstötutkimuksen teemaa, jotka olisivat kaikki potentiaalisia ja tärkeitä asioita selviteltäviksi. Tavanomaisten perusteemojen rinnalle oli noussut uusina ilmiöinä mm. ESG-vastuullisuusraportointia, monipaikkatyötä, mielen hyvinvointia, yhdenvertaisuutta, inklusiivisuutta, resilienssiä sekä mm. kulttuurin ja arvojen toteutumista. Pohdinnassa oli myös, pitääkö uusi henkilöstötutkimus kytkeä vahvasti johonkin johtamisen malliin kuten valmentavaan johtamiseen, tulosjohtamiseen tai itseohjautuvuuteen. Uudesta tutkimusasetelmasta pitäisi saada riittävän ajankohtainen ja nykyisiä johtamiskäytäntöjä tukeva, mutta samalla myös tulevaisuuskestävä yli ajan.

…vai voisiko vähemmän olla sittenkin enemmän

Ei kannata arvata, jos voi tietää. Käytössämme oli kolmen eri henkilöstötutkimuskonseptin dataa sadoista tutkimuksista useilta vuosilta. Kysytään datalta mitä se meille kertoo ja tehdään sen jälkeen viisaita valintoja tutkittuun tietoon perustuen.

Useimmissa kyselytutkimuksissa informaation redundanssi on valtava eli suurin osa tutkimuksen kysymyksistä on jo kertaalleen kysytyn asian rinnakkaisilmiöitä tai informaatiosisällöltään niin vähän ydinkysymyksistä eroavia, että niitä ei oikeasti tarvittaisi – tilastollisessa mielessä. Tämä ilmiö nousi esiin myös kaikkia kolmea tutkimuskonseptia analysoidessamme. Jokaisesta paljastui kaikkiaan kuusi sellaista ydinkysymystä, jotka selittivät yhdessä yli 90 % henkilöstön kokonaistyytyväisyydestä. Eri tutkimusasetelmien toisistaan poikkeavista painopisteistä ja luonteista johtuen esiin nousseet kysymykset eivät olleet kaikissa konsepteissa samoja, vaan hyvin toisiaan täydentäviä. Käsissämme oli nyt laadukkaan ja informaatiosisällöltään monipuolisen henkilöstötutkimuksen ydinajatus.

Käytettävyys kaiken päätöksenteon ohjaavana tekijänä

Henkilöstötutkimusta suunniteltaessa keskeisin kysymys liittyy aina siihen, kenelle olemme tuottamassa tietoa ja miten ko. tietoa hyödynnetään organisaation johtamisessa. Kuka tai ketkä ovat asiakkaitamme ja kuinka saamme tuotettua heille tarvittavan tiedon mahdollisimman helposti hyödynnettävässä muodossa. Tieteellinen tutkimus ja kehittämiseen tähtäävä organisaation toimivuustutkimus ovat tavallaan täysin eri asioita.

Tunnistimme uuden henkilöstötutkimuksen keskeisiksi asiakasryhmiksi kaikkien valtionhallinnon virastojen ja laitosten ylimmän johdon, keskijohdon sekä esihenkilöt. Tämän lisäksi myös koko valtionhallinnon henkilöstön kaikkine ammattiryhmineen täytyy ymmärtää konsepti täydellisesti, jotta tuotettu tieto saadaan palvelemaan toiminnan kehittämistä mahdollisimman laaja-alaisesti. Henkilöstötutkimuksen täytyy tukea myös valtion tulosohjauksessa tarvittavia tunnuslukuja eri hallinnonalojen läpi kattavasti, yhdenmukaisesti ja luotettavasti.

Kill the ideas -vaihe pakotti työryhmän karsimaan rönsyt, tekemään tiukkoja valintoja ja luopumaan kaikesta siitä, mikä olisi kiva olla mukana, mutta ei kuitenkaan olennaisen välttämätöntä tai fataalia pois jäädessään. Syntyneen tutkimuksen ydinkonsepti on kaikille pakollinen ja sen päälle voi halutessaan valita valmiita hyvin harkittuja lisämoduuleja tai jopa omia täysin räätälöityjä lisäkysymyksiä, mikäli sellaisille tulee tarvetta.

Neljä osiota – kahdeksan teemaa – 16 ydinkysymystä – 40 kysymyksen kokonaiskonsepti

Riippumatta organisaation toimialasta, koosta, kansainvälisyysasteesta tai julkis-/yksityissektorin statuksesta, voimme luokitella henkilöstökokemukseen liittyvät tekijät neljän keskeisen osa-alueen alle:

• ihmisten omaan työhön liittyvät asiat
• lähityöyhteisön toiminta yhteisönä/tiiminä
• johtaminen ja esihenkilötyö sekä
• koko organisaation toimivuus kokonaisuutena.

Kun isot kivet oli saatu paikalleen, pilkoimme jokaisen osion kahteen teemaan (kysymysryhmään), joiden fokus määrittyi konseptille laajan, asiakasvirastoille joukkoistetun kyselyn sekä työryhmän tekemien valintojen kautta. Terminologian määrittelyt ja teemoissa käytetyt kieliasut saivat tässä vaiheessa erittäin vahvan painoarvon suunnittelussa, jotta sisältöratkaisusta tulee kaikille käyttäjäryhmille ymmärrettävä ja sopivalla tavalla aikaa kestävä. Fokus selkeään ja ymmärrettävään arkikieleen oli kaikille itsestään selvä oletus.

This Is It -vaiheen yksi keskeisistä päätettävistä asioista oli kaikille pakollisen ydinsisällön lopullinen laajuus. Montako kysymystä kokonaisuus tulisi sisältämään? Liian suppeaa kysymyssisältöä on vaikea hyödyntää, vaikka sen tilastollinen informaatiosisältö olisikin erittäin vahva. Liian pitkää pakollista osuutta ei puolestaan voi enää täydentää omilla lisäkysymyksillä, mikäli sellaisille tulee tarvetta. Kaikkien teemojen tulee olla joka tapauksessa kysymysmääriltään keskenään tasapainossa, jotta kokonaisuus saadaan toimivaksi.

Viisi kysymystä per kahdeksan kysymysryhmää – eli 40 kysymyksen konsepti oli laajuudeltaan valmis. Vaadittiin enää yksittäisten kysymysten valinta ja muotoilu konseptin ydinratkaisun ja tavoitteiden mukaisesti, jotta homma saatiin pakettiin. Työryhmän jäsenten pitkän kokemuksen ansiosta kysymysmuotoiluissa ei tarvinnut lähteä liikkeelle tyhjältä pöydältä. Tiesimme etukäteen, mikä toimii tai mitä kannattaa vältellä. Kaikkea uutta kannattaa testata sekä laadullisesti että tilastollisesti ennen lopullisten päätösten tekoa.

Tutkimusasetelman laadullinen ja tilastollinen testaus

Tutkimusasetelman laadullinen testaus toteutettiin erikseen järjestetyissä koevastaamistilanteissa. Koevastaamistilanteiden laadullisen analyysin perusteella pystyttiin varmistumaan siitä, että tutkimuksen kaikki ohjetekstit ovat selkeitä, ymmärrettäviä ja yksiselitteisiä ja tutkimuskysymyksissä käytettävät ilmaisut ja terminologia ymmärretään samalla tavalla, kuin suunnitteluryhmä on tarkoittanut sisältöä suunnitellessaan.

Laadullisen testauksen lisäksi Palkeet pilotoi uudistettua henkilöstötutkimusta toteuttamalla vuoden 2024 henkilöstökyselynsä Tutka -järjestelmällä uudistetulla sisällöllä. Pilottitutkimukseen vastasi 94 % yli 700 vastaajasta. Pilotista kertyneen aineiston perusteella Eezy Flown asiantuntijat analysoivat konseptin sisällöllisiä rakenteita, kysymysten keskinäisiä yhteyksiä toisiinsa sekä konseptiin laadittujen sisältöteemojen (kysymysryhmien) ja yksittäisten kysymysten suhdetta toisiinsa sekä kokonaisuuteen.

Käsissämme oli nyt 16 kysymyksen ydinsisältö, jonka tuottama selitysaste henkilöstön kokonaistyytyväisyydestä on erittäin korkea. Kun kaikki tutkimuksen ydintunnusluvut lasketaan vain 16 ydinkysymyksen kautta, voidaan konseptin muuta sisältöä tarvittaessa muokata ja uudistaa ajan kuluessa ilman, että keskeisimmät seurannan tunnusluvut muuttuvat. Peruskonseptia täydentävät valinnaiset lisämoduulit muotoiltiin myös informaatiorakenteeltaan mahdollisimman yhtenäisiksi. Tutkimuskonseptin tulevaisuuskestävyyttä parhaimmillaan!

Kaikki mukaan 100 % vastuulla, nyt on sinun vuorosi

Oman työpaikan ja organisaation kehittäminen kuuluu jokaiselle valtionhallinnon virastoissa tai laitoksissa työskentelevälle henkilölle. Henkilöstötutkimus on miellettävä prosessiksi, jossa eri rooleissa toimivilla henkilöillä on merkittävä vastuu kokonaisuuden toimivuudesta. Ilman oman vastuun kantamista ja vastauksen antamista uudesta HenkilöstöBarosta ei irtoa sen enempää hyötyjä, kuin vanhasta.

Aktiivisuus tulosten hyödyntämisvaiheessa ylimmästä johdosta pienimpään tiimiin saakka on olennaisen tärkeää. Pelkkä tutkiminen ei muuta maailmaa. Selkeän, ymmärrettävän ja informatiivisen raportoinnin lisäksi tarvitaan laadukkaita johtopäätöksiä (johtamispäätöksiä) sekä konkreettisia kehittämissuunnitelmia tulevaisuuden parantamiseksi.

On ollut etuoikeus ja suuri kunnia päästä mukaan uuden HenkilöstöBaron suunnittelutyöhön. Haluamme antaa erityiskiitoksemme Palkeiden omalle työryhmälle Anu Pekuriselle, Satu Laatiselle sekä Marika Kaksoselle mahtavasta projektin johtamisesta sekä koko hankkeeseen uskomattoman hienon ja ammattitaitoisen panoksensa antaneille työryhmän jäsenille. VM:lle kiitokset luottamuksesta Eezy Flown tutkimus- ja fasilitointiosaamista kohtaan.

Jarmo Ruohonen

Jarmo on tehnyt yli 25 vuoden uran henkilöstötutkimusten ja organisaatioiden kehittämisen parissa. Hän on ollut mukana kehittämässä useita henkilöstötutkimuskonsepteja, joista tunnetuin on Eezy Flown PeoplePower-konsepti. Jarmon erityisvahvuus on tutkimusten käytettävyyden suunnittelu siten, että tulosten hyödynnettävyys saadaan kaikille osapuolille mahdollisimman mielekkääksi, ymmärrettäväksi ja ratkaisukeskeiseksi.

Eezy Flown työryhmä